Tạo cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu trong Excel

Trang chủ Microsoft Excel Tạo cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu trong Excel

Tạo cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu trong Excel

Nguyễn Dương 06-06-2024

Trong một số trường hợp khi lập danh sách thì tuyệt đối không được nhập trùng dữ liệu. Ví dụ như nhập số chứng minh nhân dân, căn cước công dân, mã sinh viên, mã nhân viên, số hộ chiếu, số thị thực hay biển số xe, mã đơn hàng ... Đây là những số tuyệt đối không được nhập trùng nhau vì mỗi người chỉ được phép cấp một mã số. Nếu nhập sai sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khôn lường. Nay mình chia sẻ cho các bạn một cách tạo cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu. Hãy tham khảo để áp dụng nhé.

Giả sử mình có một danh sách thưởng cho nhân viên như hình dưới. Trong danh sách này thì cột mã nhân viên là cột cần tạo cảnh báo

Bước 1: Bạn bôi đen vùng cần tạo cảnh báo, chọn thẻ Data rồi chọn Data Valication

Bước 2: Trong thẻ Settings bạn tùy chỉnh như sau

- Trong ô Allow bạn chọn Custom

- ô Ignore blank: Nếu bạn đánh dấu tích thì hệ thống sẽ bỏ qua khi để ô trống (Tùy trường hợp mà áp dụng)

- Trong ô Formula bạn nhập công thức tương tự như sau: =COUNTIF($C$3:$C$12,C3)=1

Bước 3: Bạn chuyển sang thẻ Error Alert

- Trong ô Style: Bạn chọn kiểu cảnh báo. Có 3 kiểu nhưng mình khuyên bạn nên chọn Stop

Stop: Khi nhập sai hệ thống sẽ cho bạn 02 lựa chọn là bỏ qua hoặc nhập lại
Warning: Khi nhập sai hệ thống sẽ cho bạn 03 lựa chọn là chấp nhận giá trị sai hoặc nhập lại giá trị hoặc bỏ qua
Information: Khi nhập sai hệ thống sẽ cho bạn 02 lựa chọn là chấp nhận giá trị sai hoặc bỏ qua

- Trong ô Title: Nhập tiêu đề. Ví dụ mình nhập là "Cảnh báo"

- Trong khung Error message: Nhập nội dung cảnh báo. Ví du mình nhập "Trùng dữ liệu, hãy nhập lại"